El equilibrio entre costo, calidad y capacidad de entrega orienta la contratación de eventos para el 85% de los encuestados en un estudio de HSMAI Brasil. El precio más bajo es el factor de mayor peso para el 11%, mientras que el 4% señala la preferencia del solicitante. Realizada durante el HSMAI Converge 2026, la encuesta también identifica desafíos en la integración de sistemas, la autonomía de los compradores y la evaluación de proveedores.
En su novena edición, el encuentro reunió a cerca de 200 profesionales de viajes y eventos corporativos, así como a socios del sector, en el Club Med Lake Paradise, en el interior del estado de São Paulo. Las encuestas se realizaron en vivo, con participación voluntaria. El número de respuestas varió entre las preguntas y los porcentajes fueron redondeados, según la nota metodológica del documento.
Para Gabriela Otto, presidenta de HSMAI Brasil y Latam, los resultados refuerzan la necesidad de acercar la estrategia comercial a las condiciones de trabajo de los compradores. «Para los socios del sector, esto exige un enfoque consultivo, con propuestas transparentes, entregas bien definidas y capacidad para demostrar valor en cada etapa de la negociación», afirma.
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Según el análisis presentado en el informe, comparar propuestas exige establecer criterios antes de solicitar cotizaciones. La asociación recomienda solicitar información como el costo total por participante, las políticas de modificación y reducción de grupos, el responsable de la operación y el plan de contingencia, además de referencias de eventos de tamaño similar.
La autonomía influye en la contratación de hoteles y servicios
Entre los profesionales que respondieron a la pregunta sobre contratación de eventos, el 60% afirmó tener autonomía para tomar decisiones, mientras que el 40% señaló que no dispone de esa autoridad. El resultado muestra que la planificación y la aprobación de proveedores no siempre recaen en la misma persona.
Esta división tiene implicaciones para los hoteles y otros prestadores de servicios. Según el documento, los retrasos en las aprobaciones pueden comprometer las condiciones negociadas, ya que los bloqueos de habitaciones y salas están sujetos a plazos de confirmación.
Para reducir estos obstáculos, HSMAI recomienda establecer niveles de autorización según rangos de valor y plazos máximos de respuesta. Otra orientación consiste en presentar al área responsable de la aprobación un resumen con el costo total, los servicios incluidos y los procedimientos para resolver imprevistos.
Los procesos de autorización también aparecen en la gestión de viajes corporativos: el 82% de los encuestados informó que todas las solicitudes requieren aprobación, mientras que el 18% indicó que únicamente las excepciones pasan por este análisis. Ningún participante de esta encuesta declaró trabajar sin reglas claras.
La integración de datos sigue siendo limitada
La conexión entre las distintas etapas del viaje continúa siendo incompleta para parte de los encuestados. Solo el 41% afirmó contar con procesos totalmente integrados, que reúnen reservas, pagos, gastos y gestión empresarial. Otro 30% utiliza sistemas independientes y el 28% opera con una estructura híbrida.
Según el análisis de la asociación, la fragmentación exige más trabajo de conciliación y puede retrasar el acceso a la información necesaria para negociar con proveedores. El informe recomienda medir el tiempo dedicado a consolidar los datos y exigir formatos estandarizados a agencias, plataformas de reservas y sistemas de gestión de gastos.
Al ser consultados sobre la principal prioridad en la gestión de viajes, el 39% señaló el control, el 36% eligió el ahorro y el 25% indicó la experiencia del viajero. La distribución evidencia el peso de las prioridades financieras y administrativas en las decisiones de los participantes.
La recomendación de HSMAI es monitorear el costo total del viaje, considerando alojamiento, desplazamientos, modificaciones y tiempo perdido. El documento ejemplifica que un hotel con una tarifa más baja, pero alejado de los compromisos profesionales, puede generar gastos adicionales y consumir más horas de trabajo.
El transporte revela deficiencias en la evaluación de riesgos
La contratación de transporte para eventos puso de manifiesto debilidades en la verificación de los proveedores. La mitad de los encuestados desconoce si el proveedor cuenta con capacidad financiera para resolver imprevistos durante la operación. La otra mitad afirmó analizar la situación fiscal y financiera de las empresas contratadas.
En cuanto a la homologación, el 60% señaló que dispone de proveedores aprobados para el transporte de pasajeros, mientras que el 40% carece de esta estructura. El informe recomienda que la evaluación contemple documentación, seguros, mantenimiento de la flota, disponibilidad de vehículos de reserva y planes de contingencia.
La disposición a revisar los procesos de contratación es significativa: el 36% cambiaría la forma de seleccionar al proveedor de transporte y ya sabe qué modificar; otro 41% también realizaría cambios, pero todavía necesita evaluar cuáles. El 23% restante mantendría la política actual.
Como medida, la asociación propone contratos que establezcan plazos para la sustitución de vehículos, responsabilidades por los costos derivados de fallas e indicadores de desempeño. HSMAI tiene previsto repetir las preguntas en la próxima edición de Converge para seguir la evolución de las respuestas.
(*) Crédito de la foto: Hotelier News
