Elise Keith, CEO de la consultora Lucid Meetings, analizó la dinámica de las reuniones corporativas en Estados Unidos y encontró cifras interesantes: entre 62 y 80 millones de encuentros de negocios ocurren diariamente en el país. A nivel global, la estimación llega a 1,55 mil millones de reuniones por día, según NeoFeed.
De estos encuentros, entre el 20% y el 50% siguen el modelo one-on-one, donde líder y empleado discuten demandas individuales. ¿El problema? Muchas no son productivas. Estudios del psicólogo organizacional Steven G. Rogelberg, autor de *El arte y la ciencia de las reuniones – cómo hacer encuentros más eficientes, indican que casi la mitad de los empleados sale insatisfecha de estas reuniones.
La falta de eficiencia en las reuniones corporativas va más allá de la pérdida de tiempo, impactando directamente el presupuesto de las empresas. En Estados Unidos, las reuniones individuales generan un costo diario de US$ 1,25 mil millones. “Déjenme enfatizar: este es el valor gastado en un solo día”, destaca Rogelberg, profesor de la Universidad de Carolina del Norte y especialista en Eficacia de Equipos y Liderazgo.
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Además del alto costo financiero, muchos líderes sobrestiman su capacidad para dirigir reuniones productivas. “Hay una gran oportunidad para mejorar estas habilidades y garantizar que estas interacciones generen resultados positivos”, enfatiza el autor. Aplicando este análisis a la realidad del sector hotelero en Brasil, estos insights cobran aún más relevancia, ya que la industria enfrenta escasez de mano de obra y desafíos en la gestión de personas, procesos, retención de talento y sucesión.
Cómo hacer más efectivas las reuniones individuales
En su libro, Rogelberg profundiza en el modelo one-on-one, abordando desafíos, oportunidades y estrategias para personalizar estos encuentros. Cada capítulo responde a preguntas basadas en investigaciones científicas y experiencias reales.
Al final de la obra, el autor presenta temas especiales, como reuniones indirectas (*skip-level meetings*, realizadas con líderes de niveles superiores o subordinados de subordinados) y estrategias para reducir la cantidad excesiva de reuniones.
Para ayudar a los gestores, propone herramientas prácticas, incluyendo plantillas para estructurar agendas, listas de verificación y técnicas específicas para trabajadores remotos. Aunque el enfoque principal es el modelo *one-on-one*, Rogelberg destaca que estos principios pueden aplicarse a cualquier tipo de reunión, incluso conversaciones informales entre compañeros de trabajo o familiares.
Según el autor, a pesar de la alta frecuencia de las reuniones individuales en la rutina de los líderes, hay poca orientación basada en evidencia científica sobre cómo hacerlas realmente efectivas. A menudo, los líderes confían en lo que creen que es correcto o en experiencias pasadas, sin seguir un método estructurado.
La clave para una reunión productiva está en encontrar el equilibrio entre estructura y flexibilidad. El líder debe abordar tanto temas de corto plazo como estrategias a largo plazo, presentando soluciones concretas mientras fortalece las relaciones.
Las reuniones deben personalizarse según las necesidades de cada colaborador, pero al mismo tiempo seguir un estándar que garantice consistencia para todo el equipo. El autor también proporciona directrices para equilibrar los diferentes enfoques de las reuniones *one-on-one*, incluyendo la atención a tareas, definición de procesos, solución de problemas y desarrollo profesional.
Impacto
Para Rogelberg, saber liderar reuniones individuales productivas es una habilidad esencial para cualquier líder. Estas interacciones influyen directamente en la experiencia del colaborador, su compromiso con el trabajo, su percepción sobre el liderazgo y su visión de futuro dentro de la empresa.
El especialista recomienda encontrar la frecuencia y duración ideales para que las reuniones *one-on-one* sean efectivas sin volverse excesivas. Además, sugiere adaptar el enfoque según el perfil del líder y de cada empleado, evitando una estrategia única para todos. Cuando se planifican correctamente, estas reuniones pueden aumentar el compromiso del equipo y mejorar la productividad.
(*) Crédito de la foto: Freepik
